Troca de contador
Como trocar de contador: aviso, documentos e prazos
A troca de contador segue as normas do Conselho Federal de Contabilidade: aviso no prazo do contrato, distrato assinado e documentos devolvidos, e cada contador responde pelo período em que foi o responsável.
Trocar de contador é um procedimento regulamentado pelo Conselho Federal de Contabilidade: a empresa avisa o contador atual no prazo do contrato; as partes assinam o distrato; livros, arquivos e acessos retornam à empresa; e cada contador responde pelo período em que foi o responsável. Aplica-se a empresas de qualquer regime tributário, no início ou no meio do ano, em Vilhena/RO ou em qualquer estado. A COSTA organiza a transição com você e, com a sua autorização, combina a entrega com o escritório atual. Para começar, agende o diagnóstico de 30 minutos pelo WhatsApp, sem compromisso.
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A troca, passo a passo
Os oito passos aparecem na ordem em que ocorrem, com a base de cada um logo abaixo.
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Leia o aviso prévio do contrato atual.
Todo contrato de serviço contábil deve conter a cláusula com o prazo de aviso para o encerramento. É essa cláusula que define quando a troca pode ocorrer. Se não localizar o seu contrato, solicite uma cópia ao escritório.
Base: Resolução CFC 1.590/2020, arts. 1º e 2º, alínea "l".
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Contrate o novo contador por escrito.
O primeiro documento é a proposta, com a descrição de cada serviço, o valor e a forma de reajuste; aceita a proposta, as partes formalizam o contrato. É o contrato que define a partir de qual mês o novo contador responde.
Base: NBC PG 01, itens 7 a 9; Resolução CFC 1.590/2020, art. 1º, parágrafo único, e arts. 4º e 5º.
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Avise o contador atual por escrito, com a data de corte.
A data de corte é o último mês sob a responsabilidade do contador atual. Fixar o corte no fim de um mês faz com que cada mês tenha um só responsável: as obrigações relativas aos meses em que ele foi o responsável, mesmo as que vencem depois, permanecem com ele, salvo se o contrato dispuser de outra forma.
Base: Resolução CFC 1.590/2020, art. 2º, alínea "l", e art. 10.
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Autorize os dois contadores a conversar.
Com a sua autorização, de preferência por escrito, o novo contador pode conversar com o escritório atual sem violar o sigilo profissional. No mesmo termo, se desejar, você indica o novo contador para receber os documentos em seu nome.
Base: NBC PG 300 (R1), item 320.5A1; NBC PG 100 (R1), item R114.3, alínea "b"; Resolução CFC 1.590/2020, art. 7º, parágrafo único.
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Assine o distrato.
O distrato é o documento obrigatório que encerra o contrato. Nele constam a data de corte, a lista do que retorna à empresa, a forma e o prazo da devolução, quem recebe os documentos e quem entrega cada obrigação do período, inclusive as anuais.
Base: Resolução CFC 1.590/2020, arts. 6º, 7º, 9º e 10.
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Receba livros, documentos e arquivos com protocolo.
Confira cada item com a lista e assine o recebimento. A obrigação de guardar esses documentos é da empresa, até o fim do prazo em que o imposto do respectivo período ainda pode ser cobrado.
Base: Resolução CFC 1.590/2020, art. 9º; Código Civil, art. 1.194; Código Tributário Nacional, art. 195, parágrafo único.
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Troque os acessos no dia combinado.
No Portal de Serviços da Receita Federal, você cancela as autorizações de acesso do escritório anterior e concede as novas, escolhendo os serviços e o prazo, de até 5 anos; o novo contador as valida em até 30 dias. O FGTS Digital e o Domicílio Eletrônico Trabalhista têm procuração própria, no sistema do Ministério do Trabalho. No cadastro do CNPJ, o contador responsável também é substituído, e as senhas da prefeitura, da Sefaz e dos demais portais que o escritório usava são trocadas. Combine o dia: o escritório anterior ainda precisa de acesso para entregar as obrigações dos meses em que foi o responsável.
Base: Instrução Normativa RFB 2.320/2026, arts. 6º, 7º e 12; Portaria MTE 240/2024, arts. 7º e 9º; Receita Federal, cadastro do CNPJ, evento 232 (alteração do contabilista).
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Faça o primeiro fechamento com o novo contador.
Antes do primeiro fechamento, o contador que assume confere os saldos de partida, os parcelamentos e as declarações já entregues e apresenta a você, por escrito, o que encontrou.
Base: NBC PG 01, item 4, alínea "i", e item 5, alínea "c".
Quem faz o quê na troca
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A empresa
- Avisa o contador atual por escrito, no prazo do contrato.
- Assina o distrato e recebe os documentos, ou indica por escrito quem recebe.
- Autoriza os dois contadores a conversar sobre a empresa.
- Cancela as procurações antigas e concede as novas, no dia combinado.
- Guarda livros e documentos enquanto o imposto do período puder ser cobrado.
- Entrega a Carta de Responsabilidade da Administração a quem encerra o exercício.
Base: Resolução CFC 1.590/2020, arts. 2º, 3º, 6º e 7º; Instrução Normativa RFB 2.320/2026, art. 12; Código Civil, art. 1.194; ITG 1000, itens 12 a 15.
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O contador que sai
- Assina o distrato ou, se não for possível, notifica por escrito o fim do contrato.
- Devolve livros, documentos e arquivos na forma e no prazo do distrato.
- Informa ao substituto os fatos necessários à continuidade do trabalho.
- Elabora as demonstrações contábeis do período em que foi o responsável.
- Entrega as obrigações dos meses do contrato dele, mesmo as que vencem depois da troca.
Os dois últimos itens valem salvo acordo diferente no contrato ou no distrato.
Base: Resolução CFC 1.590/2020, arts. 6º a 10; NBC PG 01, item 4, alínea "l", e item 5, alínea "l".
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O contador que entra
- Formaliza proposta e contrato por escrito.
- Solicita a sua autorização para conversar com o escritório atual.
- Responde a partir da data de corte.
- Não assina peça contábil que não elaborou nem revisou.
- Não emite opinião sobre o trabalho de outro contador sem ser contratado para isso e não faz referência desabonadora ao colega.
Base: NBC PG 01, item 4, alínea "h", item 5, alínea "c", itens 7 a 9 e item 18, alíneas "a" e "d"; NBC PG 300 (R1), itens R320.4 e 320.5A1; Resolução CFC 1.590/2020, arts. 1º e 5º.
O que é a Carta de Responsabilidade da Administração
A Carta de Responsabilidade da Administração é o documento em que o administrador declara ao contador que as informações entregues para a escrituração, as declarações e a apuração de impostos são completas e fidedignas, e que os controles internos são responsabilidade da empresa. O contrato de serviço contábil deve prever a carta, que é entregue anualmente, no encerramento do exercício.
Base: ITG 1000 (CFC, 2022), itens 12 a 15 e Anexo 1; Resolução CFC 1.590/2020, art. 2º, alínea "j", e art. 3º.
O que pedir ao contador atual
Esta é a lista-base que utilizamos na troca. O que a sua empresa não tiver fica de fora.
Cadastro da empresa
- Contrato social e alterações.
- Comprovantes de inscrição no CNPJ, no estado e no município.
- Alvarás e licenças que estiverem em poder do escritório.
Contabilidade
- Livros Diário e Razão.
- Balanço e demonstração do resultado dos anos anteriores.
- Balancete até a data de corte.
- Arquivos e recibos da ECD e da ECF, quando a empresa as entrega.
Impostos
- Arquivos e recibos das declarações, conforme o regime: PGDAS-D e DEFIS no Simples; DCTFWeb, EFD-Reinf, EFD-Contribuições e SPED Fiscal fora dele.
- Guias pagas e o controle do que está em aberto.
Folha
- Folhas de pagamento, férias, 13º e rescisões.
- Contratos de trabalho e fichas de registro.
- Eventos enviados ao eSocial e guias do FGTS Digital.
Dívidas e processos
- Parcelamentos e transações em andamento, com número e extrato.
- Intimações, defesas e processos em curso.
- Certidões emitidas.
Acessos
- Lista das procurações e autorizações de acesso ativas.
- Senhas dos portais que o escritório usava.
- O certificado digital da empresa, se estiver em poder do escritório.
Um ponto pouco conhecido sobre a troca
Quando a troca de contador ocorre no fim de outubro, as declarações de outubro, que vencem em novembro, ainda cabem ao contador que saiu. Pela regra do CFC, quem sai entrega as obrigações dos meses em que foi o responsável, mesmo as que vencem depois da troca, salvo se o contrato dispuser de outra forma. Por isso, o distrato fixa a data de cancelamento da procuração dele para depois dessa entrega.
Base: Resolução CFC 1.590/2020, art. 10.
Como a COSTA assume a sua contabilidade
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Lista pronta do que pedir
Livros, arquivos do SPED, folha, parcelamentos e acessos: elaboramos a lista de acordo com o seu regime, para você enviar ao escritório atual.
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Conversa com o escritório atual
Com a sua autorização por escrito, combinamos com o contador atual a data de corte e a entrega, na forma prevista pela norma do CFC.
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Saldos de partida conferidos
Antes do primeiro fechamento, conferimos saldos, parcelamentos e declarações já entregues e apresentamos por escrito o que encontramos.
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Acessos no nome correto
Novas procurações na Receita Federal e no FGTS Digital, contador atualizado no cadastro do CNPJ e senhas dos portais trocadas com você, no dia combinado.
Na prática Troca por escrito: cada mês com um responsável, cada documento com protocolo.
Perguntas frequentes
Perguntas de quem pretende trocar de contador
Quanto tempo antes preciso avisar o contador que vou trocar?
O prazo é o previsto no contrato. Todo contrato de serviço contábil deve conter uma cláusula de aviso prévio para o encerramento, e é essa cláusula que se aplica. Se você não localizar o seu contrato, solicite uma cópia ao escritório.
O aviso é feito por escrito e já indica a data de corte, ou seja, o último mês sob a responsabilidade do contador atual. Em seguida, as partes assinam o distrato, que é obrigatório e registra o fim da responsabilidade de cada um.
Se não houver contrato escrito, aplica-se o Código Civil: em serviço contratado sem prazo, qualquer das partes pode encerrar o contrato mediante aviso prévio, que é de 8 dias quando o pagamento é mensal.
Fonte: Resolução CFC 1.590/2020, arts. 1º, 2º, alínea "l", e 6º; Código Civil, art. 599, caput e parágrafo único, inciso I.
O que o contador antigo tem de entregar na troca?
O contador anterior deve devolver os livros contábeis e auxiliares, os documentos da empresa e os arquivos das obrigações entregues ao Fisco, inclusive os eletrônicos, na forma e no prazo previstos no distrato. A empresa os recebe pessoalmente ou indica, por escrito, quem os receberá em nome dela, e essa pessoa pode ser o novo contador.
O contador que sai também informa ao substituto os fatos necessários à continuidade do trabalho e, salvo acordo diferente, elabora as demonstrações contábeis do período em que foi o responsável.
O Código de Ética do Contador proíbe reter de forma abusiva livro, documento ou arquivo confiado à guarda do contador, inclusive para forçar o pagamento do que está em aberto. As pendências do contrato, de ambas as partes, são acertadas à parte, conforme o que foi combinado.
Fonte: Resolução CFC 1.590/2020, arts. 7º, 8º e 9º; NBC PG 01 (Código de Ética Profissional do Contador), item 4, alínea "l", e item 5, alínea "l".
Posso trocar de contador no meio do ano?
Sim. A regra do CFC para a troca se aplica a qualquer mês: cada contador responde pelos meses do próprio contrato. Convém fixar o corte no fim de um mês, para que cada mês tenha um só responsável.
A troca de contador não altera o regime tributário. A opção pelo Simples Nacional é irretratável para todo o ano-calendário, e a do Lucro Presumido, em regra, também vale até dezembro. Se a análise indicar que outro regime resulta em menor carga tributária, a mudança vale para o ano seguinte. No Simples Nacional, a opção passou a ser feita no ano anterior: para 2027, até 15 de outubro de 2026, e, para os anos seguintes, em setembro.
No ano da troca, o fechamento é dividido: o contador que sai elabora as demonstrações do período dele e entrega as obrigações dos meses em que foi o responsável, mesmo as que vencem depois; o contador que entra responde a partir de então. Para as declarações anuais, como ECD, ECF ou DEFIS, conforme o regime, o distrato deve indicar quem faz a entrega e em que formato a contabilidade dos meses anteriores é repassada.
Fonte: Lei Complementar 123/2006, art. 16, caput e § 2º (redação do art. 517 da Lei Complementar 214/2025); Resolução CGSN 186/2026, art. 1º, na redação da Resolução CGSN 194/2026; Lei 9.718/1998, art. 13, § 1º; Lei 9.430/1996, arts. 3º e 26; Resolução CFC 1.590/2020, art. 9º, parágrafo único, e art. 10.
Depois da troca, quem responde pelo período do contador anterior?
Perante o Fisco, quem responde pelo imposto de qualquer período é a empresa: ela é o contribuinte, e o contrato com o contador não altera essa condição. Entre a empresa e os contadores, cada contador responde pelo período em que foi o responsável técnico: perante a empresa, pelos atos culposos; perante terceiros, juntamente com ela, pelos atos dolosos.
O contador que entra não assina peça contábil que não elaborou nem revisou e não emite opinião sobre o trabalho de outro contador sem ser contratado para isso. Se identificar algum ponto a ajustar em um mês anterior, informa a empresa por escrito, e a revisão ou a retificação é combinada à parte.
Em regra, o Fisco dispõe de 5 anos para rever o imposto de cada período; por isso, livros e documentos permanecem sob a guarda da empresa até a prescrição, independentemente de quem era o contador na época.
Fonte: Código Tributário Nacional, arts. 121, 123, 150, § 4º, 173, inciso I, e 195, parágrafo único; Código Civil, arts. 1.177, parágrafo único, e 1.194; NBC PG 01, item 4, alíneas "h" e "i", e item 5, alínea "c".
Pretende trocar de contador?
A primeira conversa de diagnóstico, sem compromisso, dura 30 minutos e serve para ler com você o aviso prévio do contrato atual, definir a data de corte e elaborar a lista do que pedir. Não inclui: análise do trabalho do contador atual, execução ou parecer.