Departamento pessoal e folha de pagamento

Antes de o empregado começar a trabalhar: o evento de admissão (S-2200) tem de ser enviado até o dia imediatamente anterior ao do início da prestação do serviço. Quem ainda não tem todos os dados pode mandar antes o registro preliminar (S-2190), que tem o mesmo prazo — até o fim do dia anterior — e adia o S-2200 completo para o dia 15 do mês seguinte; ele não autoriza começar sem registro. Para isso o escritório precisa dos documentos, do exame admissional e do contrato assinados antes do primeiro dia. Empregado trabalhando sem registro sujeita a empresa à multa por empregado não registrado do art. 47 da CLT — R$ 3.000,00, ou R$ 800,00 na microempresa e na empresa de pequeno porte, valores fixados pela Lei 13.467/2017 — e é uma das infrações em que o fiscal autua sem dupla visita.

Fonte: Manual de Orientação do eSocial (eventos S-2190 e S-2200), Ministério do Trabalho e Emprego; CLT, art. 41 (registro de empregado) e art. 47 (multa por empregado não registrado).

A rescisão soma saldo de salário, aviso prévio (trabalhado ou indenizado, com acréscimo por ano de casa), férias vencidas e proporcionais com um terço, 13º proporcional e, na dispensa sem justa causa, a multa do FGTS. O pagamento e a entrega dos documentos têm de acontecer em até dez dias corridos contados do fim do contrato; atraso gera multa em favor do empregado. A COSTA calcula, emite o termo e informa o desligamento no eSocial.

Fonte: CLT, art. 477; Lei 12.506/2011 (aviso prévio proporcional); Lei 8.036/1990 (FGTS).

Férias: o pagamento, com o terço constitucional, tem de cair até dois dias antes de o empregado sair, e o descanso precisa ser concedido nos doze meses seguintes ao direito adquirido, senão é pago em dobro. 13º: primeira parcela até 30 de novembro (ou junto com as férias, se o empregado pedir), segunda até 20 de dezembro. A COSTA provisiona os dois todo mês para não virar susto no fim do ano.

Fonte: CLT, arts. 134, 137 (pagamento em dobro) e 145 (férias); Lei 4.749/1965 (13º salário); Constituição Federal, art. 7º, incisos VIII e XVII.

A empresa continua sendo a empregadora e responsável pelas verbas; o que muda é quem faz a rotina: folha, holerite, eSocial, FGTS Digital, DCTFWeb, férias, rescisão e o histórico organizado para fiscalização. O contrato de prestação de serviços contábeis define o que entra, o que fica de fora e os prazos de envio de informação, dos dois lados. Sem essa regra escrita, o atraso de um vira multa do outro.

Fonte: CLT; Resolução CFC 1.590/2020 (obrigatoriedade do contrato de prestação de serviços contábeis); NBC PG 01 (Código de Ética Profissional do Contador).